| 現有特點 |
| 廣告與媒體是維持與促進現代社會生存與發展的一種大眾性的信息傳播工具和手段，隨著各類網絡應用的不斷擴展，行業在不斷發展壯大的過程中，會產生各種廣告檔案（廣告業務檔案），包括備查的廣告文字、圖像、證明文件、審查記錄及其他有關的各種原始記錄等重要文件。如何將這些內部資產進行高效地綜合管理成為了廣告與媒體行業發展面臨的難題。 |
| 行業需求 |
| 廣告媒體行業需要統一的文檔管理平臺，充分保障文檔以及各種重要數字資產的安全，并且能夠通過文檔、門戶與流程的結合，幫助企業快速的響應客戶需求，如客戶投訴處理、項目任務管理等，提高客戶滿意度。 |
● 欠缺專業存儲系統，數字資料存儲散落，總公司與分公司及部門不能對資料進行統一管理。
● 交付客戶的樣片、媒體等資料散落存儲在不同的電腦上，電腦硬盤損壞、感染病毒等原因造成客戶資料丟失。
● 內部文檔和客戶個人信息被竊取泄密，造成客戶的困擾抱怨。
● 內部機密文檔在發給合作者后造成二次擴散。
● 媒體資源量大，查詢起來極為不便。
● 正在投放的媒體資源信息，到期時間提醒不及時。
● 廣告公司流程復雜又相對固定，缺乏清晰的流程自動化管理，比如廣告制作流程、廣告審批流程等。
● 缺少數據分析和統計報表，企業難以對資料進行分析，做出決策。
● 客戶信息跟蹤無據可依，不能保留辦公痕跡。
● 辦公范圍大，遠程監控不便，員工攜帶重要媒體圖片資料出差時造成移動存儲設備的丟失（筆記本、USB設備）。
● 公司里媒體文件與圖片文件量非常大，并且文件分散存儲于各臺電腦中，試聽或查看時需要逐一查找并打開，費時費力。
| 搭建海量存儲平臺 |
搭建海量文檔、數字資產（CAD圖紙、視頻、音頻）集中存儲的平臺，公司領導及員工可以實現跨地區地查詢重要信息文件，實現資源共享，提高工作效率。 |
| 切實保障數據安全 |
1、安全備份功能，支持自動備份數據庫和完整數據備份兩種方式。 當數據或硬盤因人員誤操作或病毒感染等原因導致破壞時，可以利用完整備份的數據即刻進行恢復，充分保證內部核心數據的完整和安全
2、文檔存儲加密功能，支持文檔加密存儲，避免外部人員非法盜用數據資料。 開啟文檔存儲加密后，系統會對數據資料混淆加密，若資料被非法竊取，則在其他計算機中無法打開。 |
| 樹形目錄結構分類管理、權限機制完善、提供關聯及鎖定保護功能 |
文檔不再是一個信息孤島，按項目對文檔進行歸類，支持為不同部門的不同人員設置靈活的權限，保證文檔使用的安全，同時支持鎖定文檔保證安全和通過編碼實現文檔間的相互關聯，方便查看，節約查找所需時間。 |
| 快速定位搜索便捷 |
支持為流媒體文件增加關鍵字摘要，便于快速定位，查找文檔時支持根據文檔標題、作者、類型及內容中的字、詞、句、正文、文件名/后綴、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄等多種方式進行快速搜索，方便媒體資源的管理。 |
| 即時消息提醒 |
系統支持即時消息、郵件、短信的發送，流媒體資料到期時系統會通知相關部門及員工，幫助工作的順利進行。 |
| 審批流程 |
實現完全電子化的審批功能，并可針對不同的審批申報設置不同的流程，所有與審批申報相關的信息（包括人員、文檔資料、媒體信息等）都可以得到統一的歸結和分析，支持處理過程中的催辦回退和即時反饋，滿足了廣告媒體行業復雜流程簡單處理的需要。 |
| 數據分析統計報表 |
系統會統計近6個月的文件的上傳、閱讀、下載量，同時還會統計系統中用戶上傳文檔數量排行榜、活躍用戶榜及閱讀多的文檔排行等信息，為企業規劃提供了方向與建議。 |
| 完整保留辦公痕跡 |
系統具有文檔審計功能，能夠記錄所有人員對文檔的相關操作，一旦出現問題，可根據審計記錄進行追查，保證文檔安全性的同時可以避免責任推諉的狀況發生。 |
| 實現遠程溝通 |
系統采用B/S架構，瀏覽器與服務器構成體系，只要通過瀏覽器輸入域名，便可與服務器連接，資源共享與交流便捷，防止員工外出差時資料丟失，可實現多部門及人員的協同辦公。 |
| 流媒體在線播放、圖片在線預覽 |
1、系統提供流媒體（圖片、音頻、視頻）的分類管理在線預覽/播放。支持為圖片、視頻、音頻等文件增加關鍵字摘要，便于在海量資料中進行快速搜索定位，節約更多時間。
2、系統支持對psd、ai、eps、cdr、tif、maya、3ds max等類型文件增加縮略圖，實現圖片的在線預覽。 |